Techniques d'animation de réunion pour les managers
Management Opérationnel MHI; Eric Blanc ; Cycle FPT
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Formation créée le 25/08/2020. Dernière mise à jour le 17/05/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Maîtriser l'animation de ses réunions est un incontournable du métier de manager. Chaque type de réunion - il en existe des dizaines - implique une méthode particulière et spécifique de préparation, d'animation, et de restitution. Maîtriser l'un des temps formels les plus importants : la réunion de service est l'une de clefs essentielles de la performance d'une équipe, également de sa motivation dans le temps, et de sa qualité de vie au travail. Du briefing matinal dans une équipe technique, à la réunion opérationnelle ou de chantier, en passant par la réunion d'information, le groupe de travail, la réunion créative, la réunion de régulation, la réunion de pilotage de projet, jusqu'au CODIR... identifiez dans cette formation plus de 25 différents types de réunions, leurs méthodes d'animation, leurs spécificités, leurs techniques relationnelles spécifiques. Parce qu'une réunion coute cher à un employeur - de quelques centaines à quelques milliers d'euros - ce temps revêt une importance particulière et son déroulement doit en être parfaitement maitrisé par le manager. La maîtrise de cette compétence managériale a un impact significatif sur la confiance qu'accorde une équipe à son leader : c'est à dire vous, et sur la performance collective de votre équipe.
Objectifs de la formation
- Se perfectionner dans la conduite et l’animation de réunion et professionnaliser ses pratiques d’animation
- Connaitre les différents types de réunions et leur spécificités
- Maîtriser l'enjeu particulier de la réunion d'équipe ou de service,
- Préparer, planifier, organiser et animer efficacement une réunion
- Identifier les conditions d’une bonne communication afin de faciliter la prise de parole,
- Acquérir des techniques d'animation de réunion et des notions de dynamique des groupes. Appréhender les mécanismes psychologiques et sociaux qui régissent le fonctionnement d’un groupe
- Apprendre des techniques d'animation, et des techniques de brises glace,
- Distribuer les rôles essentiels au bon fonctionnement d'un groupe en réunion
- Définir les stratégies de communication adaptées aux contexte et aux enjeux : identifier plus 25 différents types de réunions nécessitant des stratégies spécifiques de préparation et d'animation
Profil des bénéficiaires
- Dirigeant-e-s,
- Directeurs-trices
- Cadres
- Managers
- Chef-fe d'équipe,
- Avoir suivi un stage sur les fondamentaux du management
Contenu de la formation
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Introduction de la formation
- Accueil du groupe, ouverture de la formation, contrat pédagogique,
- Objectifs de formation
- Introduction de la formation. Fonction et enjeux de la réunion. Identifier les facteurs de réussite d’une réunion.
- Définition d'un objectif personnel de formation
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Les différents types de réunions, leurs finalités et spécificités
- Identifier les buts d'une réunion. Réunions décisionnelles, d’information, de production ou de projet, de résolution de problèmes, de régulation d’équipe, de cohésion d’équipe, de négociation, réunions créatives…
- Identification de 25 types de réunions, avec leurs spécificités et méthodes d'animation.
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Les fonctions et les rôles des animateurs et des participants
- Définir le rôle des différents acteurs de la réunion.
- Les clefs pour définir un processus de conduit et d'animation de réunion avec les participants
- Les attitudes possibles en réunion, comment y faire face ?
- Connaitre les attitudes de Porter
- Exercice de théâtre.
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Conduire et animer la réunion
- Créer un espace spécifique de travail en équipe.
- Choisir le mode de communication et la stratégie d’organisation.
- Choisir les participants, le lieu, le fil conducteur, l’ordre du jour. Méthodologie et étapes de la préparation.
- Choisir une pédagogie et une méthode d’animation adaptée à l’objectif de la réunion. Présentation des principaux types de réunion et choix des méthodes adaptées.
- Focus sur la réunion d'équipe : les moments clefs pour structurer sa réunion
- Focus sur la réunion d'équipe : construction d'une trame type
- Focus : réunion décisionnelle, d'information, de production ou de projet, de résolution de problème, de régulation d'équipe, de gestion de conflits, de négociation, de cohésion d'équipe, la réunion créative.
- Communication et information (invitation, convocation)
- Gérer le suivi de la réunion
- Leadership, motivation et performance
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Techniques et outils d’animation
- Les brises glaces
- Les présentations
- La méthode du détail
- Répondre à tout ?
- Déléguer l’animation
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Pour aller plus loin : postures et techniques d’entretien
- Les 4 accords Toltèques
- La posture de l’assertivité (notions)
- Le DESC
- Découvrir la Communication Non Violente (notions)
- AEC Disc
- Technique d’entretien difficile : gérer les comportements sensibles (notions)
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Cas pratiques et mises en situation
- Mise en situation - jeux de rôles
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Bilan et évaluation de la formation
- Conclusion de la formation
- Tour de table ou prise de parole spontanée pour que chaque participant puisse s’exprimer sur son vécu pendant la formation et donner son avis sur l’organisation, le contenu, le déroulement et l’intérêt de la formation.
Eric Blanc, Formateur en management & Consultant en organisation, Chef d’entreprise. Master II MAE/MBA Management et Administration des Entreprise, Sorbonne Business School, IAE Paris, Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Titulaire d’un Diplôme Supérieur d’Etat de niveau II en Management des organisations, gestion des ressources humaines, direction de structure et de projet (DESJEPS) ; d’un Diplôme Universitaire de psychothérapie intégrative de niveau I - Université Claude Bernard, Lyon, Coach Certifié ICCM Differencia - Lyon, + formations continue. Expérience professionnelle du management, de la formation et du consulting : 15 ans. Contact : mail : eric.blanc@convergencia-conseil.com / téléphone : 06 63 471 225 Objectifs pédagogiques généraux : - Transmettre une vision du métier de manager - Repérer les aptitudes clefs du manager et les traduire en compétences professionnelles - Donner l’envie d’approfondir chacun des domaines du management (objets de sessions spécifiques)
- Avant la formation : questionnaire d'évaluation des attentes des participants
- Positionnement en début de stage sur 1 ou 2 objectifs personnels de formation et auto-évaluation en fin de stage
- Pendant le stage, les exercices, études de cas et mises en situation permettent d’évaluer l’appropriation des théories, concepts, méthodes et outils transmis.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- En fin de stage un bilan collectif oral est réalisé. Il permet de conclure le stage, rappeler le contrat de confidentialité (sur les situations professionnelles confidentielles), et de préparer le bilan du formateur,
- Formulaires d'évaluation de la formation. Après la formation, 2 questionnaires sont transmis aux stagiaires pour réaliser le bilan à chaud et à froid, une synthèse est transmise au commanditaire de la formation.
- Feuilles de présences signées des stagiaires et du formateur par demi-journées.
- Attestation de présence individuelle mentionnant les objectifs, la nature et la durée de la formation.
- Après la formation, le formateur réalise un bilan pédagogique de formation. Celui-ci est transmis au commanditaire de la formation (service formation),
- Sur demande du client, un questionnaire peut-être transmis au responsable hiérarchique du stagiaire, afin d'obtenir un retour sur la mise en application des acquis de formation.
- Approche / méthode : - Management MHI : Management Humaniste Intégratif et Systémique. - Cette formation intègre des apports dans les domaines suivants : management, stratégie des organisations, psychologie, communication, expérience directe du management, modèles de personnalités et théorie des organisations.
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation. Moyens techniques : une salle équipée d’un vidéo projecteur et d’un paper board ou d’un tableau véléda, tables, chaises. tables.
- Pédagogie active : cette formation intègre des apports de contenus pratiques, méthodologiques et théoriques, des mises en pratique, et des développements dynamiques à partir de l’expérience des stagiaires.
- Apports théoriques et méthodologiques
- Etude de cas concrets et Analyse des pratiques professionnelles
- Apports structurés / Echanges à partir des situations de travail / Auto-évaluations.
- Utilisation de jeux cadres de Thiagi, utilisation d'outils de learning digital.
- Quiz en salle ou sur le web
- Un support de cours complet présentant ce qui est projeté est transmis aux participants, ainsi qu’un support annexe : une boite à outils, permettant de travailler sur les études de cas pratique, les mises en situations et exercices. Les supports sont transmis de préférence en support imprimé, et éventuellement en documents électronique - sous réserve d’une gestion de documents électronique sécurisée et du respect des droits d’auteur. La reproduction et la diffusion des supports de cours est interdite.
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
- Une bibliographie est également comprise dans le support principal
- Modalités d'accès technique : pour suivre cette session - pour accéder à l'extranet, aux questionnaires, évaluations, et aux différentes ressources pédagogique ainsi que la documentation - il est nécessaire que les participants disposent d'une adresse email professionnelle, et d'un accès à un ordinateur équipé d'un navigateur web et d'une connexion internet.