Travailler efficacement en télétravail dans la fonction publique
Cycle Développement des capacités d'organisation au travail ; Eric Blanc
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Formation créée le 19/05/2021. Dernière mise à jour le 25/01/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Travailler à distance est devenu techniquement possible avec l’introduction massive des TIC dans la sphère professionnelle. Au chapitre des arguments auxquels répond le télétravail, il faut d’abord mentionner la qualité de vie au travail, un sujet de préoccupation majeur des agents et de leur encadrement avec le développement des risques psychosociaux (RPS) (stress, sentiment d’urgence, fragmentation des tâches…). En limitant les temps de transports et en offrant la possibilité de travailler dans un autre environnement que le bureau, le télétravail permet également aux agents de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Avec, pour les organisations elles-mêmes, des bénéfices réels en matière d’absentéisme, de productivité professionnelle ainsi que de réduction du bilan carbone. Le souhait de pérennisation de ce mode d’organisation du temps de travail entraine une réelle évolution des pratiques et nécessite un accompagnement au changement des agents concernés, par le biais d’une formation
Objectifs de la formation
- Comprendre les principaux enjeux et modalités de fonctionnement du télétravail
- Connaitre, appréhender et prévenir les risques liés au télétravail (isolement, brouillage des frontières spatio-temporelle et entre vie privée et vie professionnelle, stress, etc…)
- Connaitre ses droits et obligations en terme de temps de travail, partager le règlement intérieur du Département concernant le télétravail
- Le travail à distance, un temps à organiser : organiser son temps de travail et développer son efficacité
- Se positionner comme agent en télétravail, maintenir un lien collectif de travail, développer le travail collaboratif, adapter ses relations à sa hiérarchie
- Maitriser son environnement de télétravail (ergonomie, sécurisation des données - cyber sécurité, accès au réseau, etc…)
- Définir des règles collectives avec son équipe et son manager
- Passer un contrat personnel et familial autour du travail à domicile
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Tous les agents ayant effectué une demande de télétravail ou exerçant en télétravail
Prérequis
- Aucun
Contenu de la formation
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Introduction de la formation - 1h
- Accueil du groupe, ouverture de la formation, contrat pédagogique
- Objectifs de formation
- Définition d'un objectif personnel de formation
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Présentation du télétravail : définition, cadre général, enjeux et modalités de fonctionnement du télétravail au Département de la Haute Savoie - 1h
- Télétravail : définition, enjeux, bénéfices.
- Spécificités et formes de télétravail, réversibilité, volontariat et responsabilité
- Animation : jeu pédagogique sur les croyances liées au télétravail - analyse des enjeux, bénéfices, risques
- Vidéo d'accueil - Interview du Directeur des Ressources Humaines : "le télétravail, une nouvelle modalité levier de la performance du service public"
- Prévenir les risques psychosociaux liés au télétravail : isolement, brouillage des frontières spatio-temporelle et entre vie privé et vie professionnelle, stress, etc…
- Cadre juridiques (droits et devoirs) : connaitre ses droits et obligations en terme de temps de travail, partager le règlement intérieur du Département concernant le télétravail, droits et obligations en terme de déplacement, assurances
- Quiz sur plateforme extranet
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Le travail à distance, un espace-temps à organiser, gérer son environnement - apm - 1h30
- Créer un espace professionnel de travail à son domicile.
- Jeux pédagogique - travail en sous groupe : créer une charte personnelle du télétravail à domicile : un contrat individuel et personnalisé en fonction des besoins de chaque stagiaire (pour mieux gérer le télétravail et dissocier vie professionnelle et vie privée, mieux organiser l'espace physique, temporel, psychologique, et symbolique). Suivi d'un partage en grand groupe
- Création d'une charte du télétravail partagée avec tous les habitant-e-s du domicile - conjoint-e, colocataire-s, enfant-s... : respect de l'espace du travail, lieu, habitude, gestion des repas, pauses, téléphone privé et interruptions...
- Outils transmis au groupe dans cette séquence : trame de charte personnelle, trame de charte partagée du télétravail
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Les techniques pour organiser son travail à distance et rester en lien avec son collectif- 2h
- Se positionner comme agent en télétravail : niveau de communication, adaptation des outils de travail, préparation en amont des temps de télétravail, gérer l'autonomie et la responsabilité
- Maitriser les outils pour mieux gérer le télétravail : panorama des prérequis nécessaires pour le bon fonctionnement du télétravail : ordinateur, réseaux, équipements, logiciels... Panorama des outils. Gérer la dématérialisation.
- Développer le travail collaboratif : maintenir la communication et les échanges avec son équipe, développer les outils collaboratifs (présentation d'outils collaboratifs), faire appel aux collègues et les aider, participer à des temps informels et formels,
- Maintenir un lien collectif de travail : maintenir en les transformant, ou créer des nouvelles habitudes pour conserver un lien d'équipe. Panorama des pratiques inspirantes pour développer la cohésion d'équipes en télétravail.
- Adapter ses relations à sa hiérarchie : adopter une stratégie de communication, de prise de consignes, et de reporting efficace et régulier.
- Vidéo : interview du DSI - sécurité informatique et outils disponibles au département
- Sensibilisation à la cyber sécurité : information sur les risques de piratages, vols ou pertes des données, RGPD, gestion des mots de passe - information de la facilité de craquage des mots de passe simples (25 sec pour craquer un mot de passe contenant 7 caractères (lettres)), différenciation des emails personnels et professionnels, utilisation des outils (pare feu, VPN...) préconisés par le DSI. Présentation et transmission de la Charte informatique du département
- Mise en pratique en sous-groupe : contrat d'équipe : définir des règles collectives avec son équipe et son manager, connaitre les règles de santé et sécurité au travail
- Etude de cas pratiques
- Quiz sur plateforme extranet
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Bilan de la formation - 30 mn
- Conclusion
- Tour de table ou prise de parole spontanée pour que chaque participant puisse s’exprimer sur son vécu pendant la formation et donner son avis sur l’organisation, le contenu, le déroulement et l’intérêt de la formation.
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Module d'accompagnement individuel et collectif -innovation pédagogique 1h. Durée 1 mois, 4 challenges à réaliser et 1 séance de RETEX - Retour d'expérience en visio-conférence d'1h.
- L'objectif de ce module est d'assurer un suivi pendant 4 semaine du groupe à l'issue d'une session. L'accompagnement est collectif et individuel. Pendant ce module, les stagiaires auront à réaliser des activités - des challenges - leur permettant d'investir concrètement leurs compétences sur le terrain, sur leurs postes de travail. Ce module est composé de 4 challenges à réaliser, d'une séquence de révision des principaux acquis de la formation (durée 15 mn) suivi d'un quizz final, pour finaliser l'acquisition des notions, et d'un retour d'expérience d'1h réalisé en distanciel. Lors des intersessions, les participants peuvent poser des questions par écrit, et le formateur y répond par écrit, publié sur notre plateforme d'e-learning.
- Objectifs du module : Accompagner les participants de manière individuelle et collective pour favoriser l'intégration des acquis de la formation et utiliser les outils sur le terrain
- Réviser les acquis et apports et consolider les acquis de la formation. Approfondir les concepts, théories et outils pratiques
- Réaliser avec le formateur un retour d'expérience, capitaliser sur les expériences des autres participants et analyser les pratiques professionnelles en lien avec les objectifs du stage
- Réinvestir les acquis de la formation dans ses compétences professionnelles et dans son quotidien
Équipe pédagogique
Eric Blanc, Formateur en management & Consultant en organisation, Chef d’entreprise. Master II MAE/MBA Management et Administration des Entreprise, Sorbonne Business School, IAE Paris, Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Titulaire d’un Diplôme Supérieur d’Etat de niveau II en Management des organisations, gestion des ressources humaines, direction de structure et de projet (DESJEPS) ; d’un Diplôme Universitaire de psychothérapie intégrative de niveau I - Université Claude Bernard, Lyon, Coach Certifié ICCM Differencia - Lyon, + formations continue. Expérience professionnelle du management, de la formation et du consulting : 15 ans.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Avant la formation : questionnaire d'évaluation des attentes des participants
- Positionnement en début de stage sur 1 ou 2 objectifs personnels de formation et auto-évaluation en fin de stage
- Pendant le stage, les exercices, études de cas et mises en situation permettent d’évaluer l’appropriation des théories, concepts, méthodes et outils transmis.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- En fin de stage un bilan collectif oral est réalisé. Il permet de conclure le stage, rappeler le contrat de confidentialité (sur les situations professionnelles confidentielles), et de préparer le bilan du formateur,
- Formulaires d'évaluation de la formation. Après la formation, 2 questionnaires sont transmis aux stagiaires pour réaliser le bilan à chaud et à froid, une synthèse est transmise au commanditaire de la formation.
- Evaluation des acquis de la formation par un quiz final lors du module d'accompagnement
- Feuilles de présences signées des stagiaires et du formateur par demi-journées.
- Attestation de présence individuelle mentionnant les objectifs, la nature et la durée de la formation.
- Après la formation, le formateur réalise un bilan pédagogique de formation. Celui-ci est transmis au commanditaire de la formation (service formation),
- Sur demande du client, un questionnaire peut-être transmis au responsable hiérarchique du stagiaire, afin d'obtenir un retour sur la mise en application des acquis de formation.
Ressources techniques et pédagogiques
- Approche / méthode : - Management MHI : Management Humaniste Intégratif et Systémique. - Cette formation intègre des apports dans les domaines suivants : management, stratégie des organisations, psychologie, communication, modèles de personnalités et théorie des organisations.
- Plateforme extranet dédiée : information sur la formation, programme, durée, lien ZOOM, horaire, téléchargement des supports de formation et documents annexes en PDF, forum, passation des évaluations pré et post formation et à froid, module d'e-learning et quiz d'évaluation.
- Pédagogie active : cette formation intègre des apports de contenus pratiques, méthodologiques et théoriques, des mises en pratique, et des développements dynamiques à partir de l’expérience des stagiaires.
- Visioconférence sur ZOOM (plateforme de visioconférence permettant de travailler en grand groupe et en sous groupe pour les mises en pratique et études de cas).
- Wooclap, outil interactif (sondage en direct, nuage de mot clé, brainstorming...)
- Apports théoriques et méthodologiques
- Etude de cas concrets et Analyse des pratiques professionnelles
- Apports structurés / Echanges à partir des situations de travail / Auto-évaluations.
- Utilisation de jeux cadres de Thiagi, utilisation d'outils de learning digital.
- Quiz en salle ou sur le web
- Un support de cours complet présentant ce qui est projeté est transmis aux participants, ainsi qu’un support dématérialisé en PDF : une boite à outils, permettant de travailler sur les études de cas pratique, les mises en situations et exercices. Les supports sont transmis de préférence en support imprimé, et éventuellement en documents électronique - sous réserve d’une gestion de documents électronique sécurisée et du respect des droits d’auteur. La reproduction et la diffusion des supports de cours est interdite.
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
- Une bibliographie est également comprise dans le support principal
- Modalités d'accès technique : pour suivre cette session - pour accéder à l'extranet, aux questionnaires, évaluations, et aux différentes ressources pédagogique ainsi que la documentation - il est nécessaire que les participants disposent d'une adresse email professionnelle, et d'un accès à un ordinateur équipé d'un navigateur web et d'une connexion internet.
Capacité d'accueil
Entre 6 et 15 apprenants
Accessibilité
Nos dispositifs de formation sont adaptés aux personnes en situation de handicap grâce à :
Un accueil à temps partiel ou discontinu si nécessaire.
Une durée de formation établie sur mesure.
Une évaluation des connaissances et des compétences adaptée.
Une accessibilité logistique répondant aux normes en vigueur.